Kto musi odbyć szkolenie okresowe BHP online i kiedy jest to dopuszczalne zgodnie z przepisami

Szkolenie okresowe BHP kojarzy się zwykle z zajęciami w sali, a tymczasem zdalna realizacja może dotyczyć wybranych grup pracowników. Obowiązek szkolenia dotyczy m.in. pracodawców, osób kierujących pracownikami oraz pracowników na stanowiskach robotniczych, ale dla części stanowisk możliwy jest tryb online. Najpierw warto rozdzielić, kto podlega szkoleniu okresowemu, a kto może je realizować zdalnie w ramach przewidzianej formy.

Kto musi odbyć szkolenie okresowe BHP i w jakich przypadkach dopuszcza się tryb online

Szkolenie okresowe BHP dotyczy m.in. pracodawców, osób kierujących pracownikami oraz pracowników (w tym osób wykonujących zadania służby BHP). W praktyce o tym, kto ma je odbyć, decyduje przypisanie pracownika do właściwej kategorii stanowiskowej, a o tym, czy może być realizowane zdalnie, decydują przepisy dopuszczające formę samokształcenia kierowanego (e-learningu online).

• Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami (np. kierownicy, mistrzowie, brygadziści) — w ich przypadku szkolenie okresowe może być prowadzone online, jeżeli dana kategoria ma dopuszczoną formę samokształcenia kierowanego.
• Pracownicy administracyjno-biurowi i osoby wykonujące zadania biurowe lub o charakterze niewymagającym pracy fizycznej — szkolenie okresowe online jest przewidziane dla wybranych grup, które mogą odbyć je w formie samokształcenia kierowanego.
• Pracownicy inżynieryjno-techniczni (w tym projektanci i technolodzy) — mogą odbywać szkolenie okresowe w trybie online, jeżeli mieszczą się w dopuszczalnej kategorii.
• Pracownicy służby BHP oraz inne osoby realizujące zadania służby BHP — również należą do grup, dla których może być dopuszczona realizacja online w formie samokształcenia kierowanego.
• Wyłączenia — pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych oraz osoby wykonujące prace szczególnie niebezpieczne nie korzystają z trybu online; wymagana jest forma stacjonarna (z elementami praktycznymi i instruktażem stanowiskowym).

Jeżeli w organizacji szkolenia okresowe BHP mają być realizowane w trybie online, punktem wyjścia jest przypisanie każdej osoby do odpowiedniej kategorii (pracodawca/kierujący, pracownicy administracyjno-biurowi, inżynieryjno-techniczni, służba BHP) oraz potwierdzenie, że dla tej kategorii przepisy dopuszczają formę samokształcenia kierowanego.

Kiedy szkolenie okresowe BHP online jest dopuszczalne: podstawa prawna i wymagane warunki

Podstawa prawna dopuszczalności szkolenia okresowego BHP online wynika z Kodeksu pracy art. 237³ oraz z Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia BHP. W praktyce oznacza to, że treść i organizacja szkolenia muszą odpowiadać wymaganiom określonym w przepisach (m.in. w zakresie programu ramowego) oraz zawierać elementy wymagane dla danej formy realizacji.

Tryb zdalny nie zastępuje automatycznie szkolenia stacjonarnego „z wyboru”. Zdalna realizacja jest dopuszczalna wtedy, gdy szkolenie może zostać przeprowadzone jako samokształcenie kierowane albo w formie kursu e-learningowego z zapewnioną konsultacją — i gdy organizator zapewnia wszystkie wymagane elementy procesu szkoleniowego.

• Zgodność merytoryczna z programem ramowym — szkolenie okresowe musi obejmować zagadnienia zgodne z programem ramowym przewidzianym przepisami.
• Prawidłowa forma dla szkolenia okresowego — szkolenie okresowe może być realizowane w formie samokształcenia kierowanego (np. zdalny dostęp do materiałów) albo jako zdalna nauka z zapewnioną interakcją w obrębie dopuszczonego modelu (np. webinarium/transmisja na żywo).
• Materiały szkoleniowe i weryfikacja — organizator powinien udostępnić uczestnikowi materiały (np. multimedialne) oraz zapewnić sprawdzenie wiedzy w formie testu.
• Test końcowy jako podstawa zaliczenia — po zakończeniu szkolenia uczestnik przystępuje do testu końcowego, a pozytywny wynik jest podstawą do potwierdzenia ukończenia szkolenia.
• Konsultacje z wykładowcami — przy modelu samokształcenia kierowanego organizator powinien zapewnić możliwość konsultacji dla uczestników (dla wybranych grup).
• Dokumentacja szkolenia — pracodawca ma obowiązek prowadzić i archiwizować dokumentację potwierdzającą odbycie szkolenia (np. zaświadczenia, karty szkolenia).
• Organizacja w czasie pracy i na koszt pracodawcy — szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy, niezależnie od tego, czy jest realizowane zdalnie czy stacjonarnie.

Jeśli w organizacji planowane jest szkolenie okresowe BHP online, punktem oceny jest dopasowanie modelu do przepisów: szkolenie okresowe musi odpowiadać programowi ramowemu, a forma zdalna (w tym samokształcenie kierowane) wymaga zapewnienia materiałów, testowania oraz wymaganej dla tego modelu interakcji i dokumentowania przebiegu szkolenia.

Dobór formy szkolenia do stanowiska, charakteru pracy i poziomu ryzyka

Dobór formy szkolenia BHP do konkretnego stanowiska pracy powinien wynikać z tego, czy wymagane treści da się zrealizować w modelu zdalnym w taki sposób, aby odpowiadały celowi szkolenia okresowego, oraz czy charakter pracy wymaga bezpośredniego omówienia zagrożeń przy stanowisku. W praktyce punktem odniesienia jest ocena ryzyka i wynikające z niej potrzeby w zakresie przekazania wiedzy oraz sposobu realizacji szkolenia.

• Stanowiska robotnicze: pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych muszą odbywać szkolenia okresowe BHP wyłącznie stacjonarnie w formie instruktażu — nie dopuszcza się realizacji online (e-learning).
• Prace administracyjno-biurowe: szkolenie okresowe BHP może być realizowane zdalnie, np. jako samokształcenie kierowane (kurs, seminarium), przy czym w niskim ryzyku zawodowym może istnieć możliwość wyłączenia z obowiązku szkolenia okresowego — na podstawie oceny ryzyka i zasad kwalifikacji stanowiska.
• Stanowiska inżynieryjno-techniczne: szkolenia okresowe BHP mogą być realizowane online, w tym w formie samokształcenia kierowanego.

Weryfikując dopasowanie trybu, warto odróżnić szkolenie wstępne od szkolenia okresowego. Szkolenie wstępne obejmuje instruktaż ogólny (przepisy i zasady BHP, udzielanie pierwszej pomocy, regulamin pracy) oraz instruktaż stanowiskowy (zagrożenia specyficzne dla stanowiska i bezpieczne metody pracy). Instruktaż stanowiskowy prowadzi bezpośredni przełożony lub osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje i ważne szkolenie dla kierujących pracownikami — i to właśnie ten element ma ściśle stanowiskowy charakter.

Jeżeli wątpliwości budzi kwalifikacja stanowiska do konkretnej grupy (np. czy ma charakter stricte robotniczy, czy bardziej biurowy/inżynieryjno-techniczny), kryterium rozstrzygającym pozostaje ocena ryzyka oraz to, jakie zagrożenia i bezpieczne metody pracy trzeba przekazać w ramach szkolenia okresowego i szkolenia wstępnego.

Jak określić częstotliwość szkolenia okresowego BHP w trybie online

Aby określić częstotliwość szkolenia okresowego BHP realizowanego w trybie online, trzeba przede wszystkim przypisać pracownika do właściwej grupy stanowiskowej wynikającej z rodzaju pracy i poziomu zagrożeń. Sama forma realizacji (zdalnie/online) nie zmienia podstawowego cyklu odnawiania — terminy wyznacza okresowość ustalona dla danej kategorii stanowiska.

Poza samą liczbą lat kluczowy jest także moment startu. Pierwsze szkolenie okresowe powinno odbyć się najpóźniej w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku. Wyjątek dotyczy pracodawców oraz osób kierujących pracownikami — dla nich termin startu wynosi 6 miesięcy. Przestrzeganie tych odstępów jest potrzebne, aby zachować ciągłość okresowego odnawiania wiedzy i ważność zaświadczeń w ramach wymaganej częstotliwości.

• Przypisz interwał na podstawie stanowiska i warunków pracy (np. 1/3/5/6 lat) — nie na podstawie tego, czy szkolenie jest prowadzone online.
• Ustal termin pierwszego okresowego: do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy albo do 6 miesięcy dla pracodawców i osób kierujących pracownikami.
• Wyznacz harmonogram odnawiania w kolejnych cyklach, tak aby nie naruszać odstępów przypisanych do danej grupy stanowiskowej.
• Gdy zmienia się rola pracownika, ponownie oceniaj, do jakiej kategorii należy przypisać stanowisko i jaki interwał obowiązuje dla nowej kwalifikacji.

W jakich sytuacjach szkolenie online nie spełnia wymagań (instruktaż i szkolenia stacjonarne)

Szkolenia okresowe BHP online nie zawsze mogą zastąpić wymagane formy szkolenia. W praktyce o dopuszczalności realizacji zdalnej decyduje zakres wymagany dla danej grupy pracowników oraz to, czy w ramach programu musi wystąpić instruktaż stacjonarny z elementami praktycznego omówienia zagrożeń.

Najistotniejsza sytuacja, w której szkolenie online nie spełnia wymagań, dotyczy pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych (m.in. budowlanych, sprzątających, kierowców, operatorów maszyn, magazynierów). Dla tej grupy szkolenia okresowe BHP muszą odbywać się wyłącznie stacjonarnie, w formie instruktażu pod nadzorem wyznaczonego instruktora — nie jako e-learning ani inna zdalna realizacja.

• Robotnicze stanowiska — tryb online nie zastępuje instruktażu: szkolenia okresowe BHP dla tej grupy muszą mieć formę instruktażu na miejscu, a nie zdalnej realizacji.
• Wymóg instruktażu stacjonarnego: nie dopuszcza się samokształcenia kierowanego ani kursu online, jeśli wymagany jest instruktaż umożliwiający praktyczne omówienie zagrożeń związanych ze stanowiskiem.
• Szkolenie wstępne na stanowiskach robotniczych: szkolenie BHP rozpoczynające pracę obejmuje instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy przed dopuszczeniem do pracy i również musi być realizowane stacjonarnie (nie online).

Jeżeli w organizacji pojawiają się potwierdzenia, że szkolenia w formie online obejmują pracowników robotniczych (zarówno okresowe, jak i wstępne), potraktuj to jako ryzyko niewłaściwego doboru formy szkolenia do wymagań dla tej grupy.

W okresie epidemii dopuszczano wyjątki dla szkoleń wstępnych BHP — możliwe było przeprowadzenie ich online z wyłączeniem instruktażu stanowiskowego dla wybranych grup. Równocześnie terminy szkoleń okresowych mogły być wydłużane do 60 dni po odwołaniu stanu zagrożenia. To rozwiązania warunkowe i ograniczone do sytuacji nadzwyczajnych.

Dokumentowanie szkolenia okresowego BHP w trybie zdalnym i zasady ewidencji

Dokumentowanie szkolenia okresowego BHP — niezależnie od tego, czy było realizowane zdalnie czy stacjonarnie — polega na tym, aby w ewidencji znalazło się właściwe potwierdzenie odbycia szkolenia oraz utrwalony wynik weryfikacji wiedzy (jeśli w danym wariancie przewidziano egzamin/sprawdzenie).

W praktyce dokumenty te ujmuje się w ewidencji pracodawcy tak, aby można było je okazać podczas kontroli, a następnie przechowuje w aktach osobowych pracownika.

• Szkolenie wstępne BHP — karta szkolenia wstępnego: potwierdzenie odbycia instruktażu ogólnego i instruktażu stanowiskowego pracownik podpisuje wraz z pracodawcą (lub kierownikiem komórki organizacyjnej) na karcie szkolenia wstępnego, która stanowi element akt osobowych pracownika.
• Szkolenie okresowe BHP — zaświadczenie o ukończeniu szkolenia: szkolenia okresowe kończą się egzaminem sprawdzającym, a po uzyskaniu pozytywnego wyniku organizator wydaje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego. Zaświadczenie jest przechowywane w aktach osobowych.
• Dokumenty w formie elektronicznej: gdy szkolenie przeprowadzono elektronicznie, stosuje się odpowiednie odnotowanie oraz dołączenie dokumentów elektronicznych do karty szkolenia wstępnego (albo ich archiwizację zgodnie z wymogami obowiązującymi u pracodawcy).
• Ewidencja do kontroli: niezależnie od trybu realizacji w organizacji powinna być zachowana kompletność dokumentacji obejmującej wpisy/potwierdzenia dla właściwego etapu (wstępne vs. okresowe) oraz dokumenty potwierdzające weryfikację, na podstawie których wydano stosowne zaświadczenia.

W dokumentacji szkoleniowej istotne jest utrzymanie spójności wpisów: karta szkolenia wstępnego dotyczy wejścia do pracy, a zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego wynika z egzaminu sprawdzającego. W przypadku stwierdzenia braków w dokumentach elektronicznych (np. gdy nie dołączono potwierdzeń do właściwej karty) należy je uzupełnić zgodnie z wewnętrznymi zasadami pracodawcy.